Menjadi seorang dosen atau peneliti saja sudah menyita banyak waktu dan pikiran demi memenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi. Namun, apa jadinya jika Anda juga ditunjuk sebagai Editor in Chief atau Journal Manager di institusi Anda?
Sering kali, tugas mulia mengelola jurnal ini berujung pada burnout (kelelahan mental). Anda harus mengejar naskah, memohon kepada reviewer, merapikan format tulisan yang berantakan, hingga pusing memikirkan website yang tiba-tiba error. Alih-alih fokus pada substansi akademik, waktu Anda justru habis untuk urusan administratif dan teknis.
Kabar baiknya, mengelola jurnal tidak harus mengorbankan waktu istirahat dan penelitian Anda. Berikut adalah 5 rahasia mengelola jurnal ilmiah secara profesional, efisien, dan bebas stres.
1. Berhenti Menjadi “Teknisi IT” Dadakan
Kesalahan terbesar pengelola jurnal berlatar belakang akademisi adalah mencoba menyelesaikan masalah teknis website sendirian. Menghabiskan waktu berjam-jam membaca forum internet untuk mencari tahu mengapa OJS Anda blank white screen atau mengapa email sistem tidak terkirim adalah pemborosan waktu.
-
Rahasia: Pisahkan ranah akademik dan IT. Gunakan layanan hosting terkelola (managed hosting) khusus OJS. Biarkan tim teknis yang menangani urusan server, pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan sistem, sehingga Anda bisa fokus pada kualitas artikel.
2. Tinggalkan Cara Lama, Maksimalkan Otomatisasi OJS
Masih mengirim naskah ke reviewer melalui lampiran email atau WhatsApp? Cara ini tidak hanya melelahkan untuk dilacak, tetapi juga dianggap tidak valid oleh asesor akreditasi karena prosesnya tidak terekam dalam sistem.
-
Rahasia: Disiplinkan diri Anda dan tim untuk menggunakan alur kerja (workflow) di dalam OJS secara penuh. Manfaatkan fitur automated reminder di OJS untuk menagih hasil review secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu lagi merasa sungkan atau repot mengirim pesan manual kepada reviewer.
3. Delegasikan Urusan Copyediting dan Tata Letak (Layout)
Salah satu hal yang paling membuat stres adalah menerima naskah dengan substansi bagus, namun formatnya berantakan, penuh typo, dan sitasinya tidak seragam. Jika Editor in Chief turun tangan membetulkan titik koma dan format PDF, proses penerbitan akan sangat lambat.
-
Rahasia: Buat pedoman penulisan (Author Guidelines) yang sangat ketat dan tolak di awal (desk reject) naskah yang tidak mematuhinya. Untuk efisiensi maksimal, delegasikan proses penyuntingan ini kepada tim copyeditor profesional yang memahami standar akademis.
4. Bangun “Bank Reviewer” yang Andal sejak Jauh Hari
Mencari reviewer yang bersedia dan kompeten beberapa minggu sebelum tenggat waktu terbit adalah resep utama terjadinya kepanikan di ruang redaksi.
-
Rahasia: Jangan menunggu naskah masuk. Bangun database (bank) reviewer secara konsisten. Ajak kolega dari kampus lain, peserta konferensi, atau penulis yang naskahnya pernah Anda terbitkan untuk bergabung menjadi reviewer. Semakin luas jaringan Anda, semakin mudah mendistribusikan beban evaluasi naskah.
5. Jangan Lakukan Persiapan Akreditasi dengan “Sistem Kebut Semalam”
Banyak pengelola jurnal baru panik merapikan sistem OJS, metadata, dan melengkapi dokumen komite etika ketika tenggat waktu pengajuan akreditasi SINTA atau Scopus tinggal menghitung hari. Persiapan yang terburu-buru ini hampir selalu berujung pada penolakan.
-
Rahasia: Lakukan evaluasi berkala secara bertahap. Penuhi standar indeksasi satu per satu sejak awal volume berjalan. Jika Anda bingung harus mulai dari mana, berkonsultasilah dengan asesor atau pihak ketiga yang berpengalaman dalam mendampingi jurnal menuju akreditasi nasional dan internasional.
Fokus pada Inovasi Akademik, Biarkan MYOJS Mengurus Sisanya
Waktu Anda terlalu berharga untuk dihabiskan pada masalah server yang down atau tata letak artikel yang berantakan. Sebagai akademisi, tugas utama Anda adalah menyebarluaskan ilmu pengetahuan.
MYOJS hadir sebagai mitra strategis Anda untuk mengambil alih seluruh beban teknis dan manajerial tersebut. Kami menyediakan solusi end-to-end yang mencakup:
-
Infrastruktur Hosting OJS yang andal dan aman.
-
Layanan Manajemen Editorial untuk mengurus submission, peer-review, hingga copyediting.
-
Pendampingan eksklusif untuk akreditasi SINTA dan Indeksasi Global (Scopus/WoS), langsung oleh Asesor dan member Elsevier Researcher Academy.